Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in spannenden und sinnvollen Projekten, dann willkommen in unserem administrativen Team! Als Organisationassistent*in sind Sie Teil des administrativen Teams und arbeiten mit internationalen Forschenden zusammen, in dem ein offenes Miteinander und persönliche Weiterentwicklung großgeschrieben werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft (CeMESS) der Universität Wien vereint dynamisch wachsende Forschungsbereiche von hoher gesellschaftlicher Relevanz. Es setzt sich aus vier Forschungsabteilungen zusammen – Mikrobiologie, Bioinformatik, Ökologie und Umweltsystemwissenschaft. Die Wissenschafter*innen am CeMESS untersuchen, wie diese Zusammenhänge die Gesundheit der Menschen und des Planeten beeinflussen.

Als Organisationsassistent*in übernehmen Sie, als Teil des zentralen Administrationsteams, ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in der Forschungs- und Lehrorganisation. Ein Großteil der Kommunikation am Zentrum erfolgt auf Englisch.

Die Stelle ist für 9 Monate befristet ausgeschrieben, in gegenseitigem Einvernehmen wird die Verlängerung für die Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiterin, maximal bis zum 20.02.2031, angestrebt.

Die Stelle ist für 12h/Wochen ausgeschrieben, wir bitten Sie jedoch auch die Stellenausschreibung mit dem Stellen ID 5612 zu beachten. Idealerweise werden die Stellenausschreibungen 5612 und 5613 in Kombination besetzt, wodurch sich ein Gesamtstundenausmaß von 20-22h ergibt. Das genaue Stundenausmaß wird in gegenseitigem Einvernehmen festgelegt. 

Das machen Sie konkret:

Wir suchen eine*n teamorientierte*n Allrounder*in, die unser administratives Team ergänzt und Freude daran hat, in einem vielfältigen Aufgabenbereich mitzuwirken. Wenn Sie gern im Austausch mit Kolleg*innen stehen und flexibel auf neue Anforderungen reagieren, sind Sie bei uns genau richtig.

• In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.). Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding 
• Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
• Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
• Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings. 
• Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick 
• Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung, SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc. 
• Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…

Das gehört zu Ihrem Profil:

• Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss (Matura oder gleich zu wertende Qualifikation)
• Teamfähigkeit und hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Eigenverantwortlicher strukturierter Arbeitsstil
• Service- und lösungsorientierte Arbeitseinstellung
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Bruttogehalt auf Basis Vollzeit, 14x im Jahr) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnisse (falls zutreffend)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Eva Lugbauer

eva.lugbauer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 27.05.2026

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