Stellvertretende Teamleitung Kommunikation und Services & Drittmittelmanager*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Liegt Ihnen Internationalisierung am Herzen? Uns auch! Wir freuen uns auf motivierte Kolleg*innen, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun wollen und ihre persönliche Expertise in unser Team einbringen möchten. Derzeit suchen wir eine

Stellvertretende Teamleitung Kommunikation und Services & Drittmittelmanager*in

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Dienstleistungseinrichtung Internationale Beziehungen fungiert als Serviceeinrichtung im Bereich Internationalisierung der Universität Wien:  Sie ermöglicht sowohl Studierenden, Forschenden als auch Lehrenden die Teilnahme an Mobilitätsprogrammen und bietet über die Beteiligung an Netzwerken verschiedene Fördermöglichkeiten zum Aufbau und zur Intensivierung des akademischen Austausches. 

Zur Verstärkung unseres Teams „Kommunikation und Services“ suchen wir eine strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und gerne im dynamischen Umfeld zwischen Wissenschaft, Verwaltung und internationalen Partnern arbeitet. Das Team besteht derzeit aus vier engagierten Kolleg*innen. Zu unseren Aufgaben gehören die Umsetzung interner Verwaltungsabläufe inkl. Personal- und Budgetadministration, die Betreuung von Kommunikations- und Awareness-Maßnahmen für unsere Mobilitätsprogramme, das Veranstaltungsmanagement für das International Office sowie die Administration der univie: summer/winter schools.

Das machen Sie konkret:

• Stellvertretende Teamleitung (Team Kommunikation und Services): Unterstützung der Teamleitung in der operativen und organisatorischen Steuerung des Bereichs; Vertretung in definierten strategischen Agenden
• Drittmittelmanagement: Eigenverantwortliche Koordination der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich der DLE (Budget- und Personalagenden), inkl. Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen; Koordination an der Schnittstelle zwischen Projektleiter*innen/HR/Controlling
• Interne Kommunikation und Intranet-Management (Zielgruppe Mitarbeitende): Redaktions- und Koordinationsverantwortung für den Intranetauftritt des International Office
• Office Management (inkl. IT-Agenden):
  • Koordination sämtlicher personaladministrativer Prozesse (inkl.  Bewerbungsmanagement, Onboarding, First Level Support bei Arbeitszeit- und Reisefragen); Vertragsmanagement inkl. Bearbeitung komplexer Fälle in Abstimmung mit HR
  • Budgetverwaltung und -controlling: Jahresbudgetplanung und Monitoring der Globalbudget-Kostenstellen, Rechnungsprüfung
  • Selbständige Betreuung der gesamten IT-Agenden der DLE: Beschaffung, Einrichtung und Wartung von Hard- und Software (inkl. Support); Account- und Sharemanagement

Ihr Profil:

Erforderliche Qualifikationen:

• Abgeschlossenes facheinschlägiges Bachelorstudium oder gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Finanz-/Budgetagenden und/oder Drittmittelverwaltung, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP, TYPO3 sowie gängigen Grafik-/Layout-Tools
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung; Resilienz und Durchsetzungsfähigkeit

Erwünschte Qualifikationen:

• Vertrautheit mit universitären Abläufen, Förderlogiken sowie IT- und Datenschutz-Standards von Vorteil
• Erfahrung mit personaladministrativen Prozessen inkl. Vertragsmanagement, Grundkenntnisse in Arbeitsrecht

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben (max. 1 Seite DIN A4)
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Michaela Fiska

michaela.fiska@univie.ac.at 

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 28.05.2026

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