Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) ZEIT Verlagsgruppe

ZEIT Verlagsgruppe.

Die ZEIT Verlagsgruppe bietet Qualitätsinhalte: Print, Online und Audio in Form zahlreicher Bildungsangebote und Konferenzen oder als Dienstleister für Content Marketing oder Strategieberatung im Bereich Employer Branding. In unserem Leitbild definieren wir unsere Werte, die Grundlage unseres Erfolgs: Unabhängigkeit, Respekt und Zuversicht. Dank unserer Innovationsstärke wächst die ZEIT Verlagsgruppe stetig, Auflagen, Reichweiten und die Digital- und Nebengeschäfte entwickeln sich positiv. Die ZEIT Verlagsgruppe hat Standorte in Hamburg, Berlin, Frankfurt und München.

Die Position.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt und zunächst befristet auf 15 Monate eine Assistenz für unsere Geschäftsführung in Vollzeit am Standort Hamburg. Gemeinsam mit einer weiteren Kollegin übernehmen Sie vertrauensvoll das komplette Sekretariat unseres Geschäftsführers, wobei Ihre Schwerpunkte in der Veranstaltungsorganisation und der Korrespondenz liegen.

Was bedeutet das konkret?

• Sie wissen, wann unser Geschäftsführer bei internen oder externen Veranstaltungen teilnimmt und übernehmen hier kompetent die gesamte Koordination (z.B. Einladungsmanagement, Vor- und Nachbereitung, Reiseorganisation etc.). 
• Als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie den internen und externen Stakeholdern sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf aller Veranstaltungen. 
• Im Tagesgeschäft übernehmen Sie stilsicher die allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, klären Kooperations- und Interviewanfragen und wissen, wie Sie Prioritäten setzen bei der Bearbeitung.
• Eigenverantwortlich pflegen Sie die gesamte Adressdatenbank und sorgen für eine regelmäßige Aktualisierung.
• In Abwesenheit Ihrer Sekretariats-Kollegin übernehmen Sie die allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie z.B. Terminkoordination, Reiseplanung- und buchung, Postorganisation oder die Vorbereitung von Meetings.

Das bringen Sie mit.

• Nach Ihrer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement, Verlag oder Medien, haben Sie Berufserfahrung im Bereich Assistenz, gerne auch in der Veranstaltungsbranche, sammeln können.
• Dank Ihrer Berufserfahrung ist für Sie die eigenständige Abwicklung der gängigen Assistenzarbeiten wie Planung, Koordination und Organisation selbstverständlich.
• Sie haben Spaß am Schreiben und legen Wert auf korrekte Sprachverwendung - dabei bringen Sie Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und mindestens gute Englischkenntnisse mit.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie einen zuvorkommenden und freundlichen Umgangston, denn eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des Hauses sowie externen Geschäftspartnern sind unabdingbar für diese Position.
• Ihre Kenntnisse in Excel, Word und Teams sind sehr gut und Sie haben Freude, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten. Vielleicht haben Sie sogar schon mit Datenbanken gearbeitet?
• Ein sehr gutes Organisationstalent, das richtige Fingerspitzengefühl für verschiedene Stakeholder und ein aktiver Gestaltungswille sind Voraussetzungen für diese Aufgabe.
• Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, flexibel auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren und Prioritäten zu setzen.

Was wir Ihnen bieten.

• Gemeinsam stark: Neben tollen Kolleg:innen finden Sie bei uns vielseitige und herausfordernde Aufgaben mit großer Eigenverantwortlichkeit sowie die Möglichkeit, einen echten und nachhaltigen Unterschied zu machen.
• Onboarding: Um Ihnen das Ankommen und die Orientierung in den ersten Monaten zu erleichtern, begleiten wir Sie mit unserem Onboarding- und Pat:innenprogramm. 
• Vernetzung & Weiterbildung: Wir bieten allen Mitarbeitenden ausgezeichnete Möglichkeiten innerhalb unserer Verlagsgruppe. Nutzen Sie z. B. unser internes Mentoring Programm oder auch die Webinare der ZEIT Akademie und ZEIT Sprachen- darüber hinaus gibt es eine große Auswahl an E-Learning-Angeboten. 
• Unterstützung: Das ganzheitliche Unterstützungsprogramm »Employee Assistance Program« bietet Ihnen schnelle und wirkungsvolle Hilfe bei beruflichen und privaten Fragestellungen – auch in besonderen Krisensituationen.
• Attraktiver Standort: Ihr zukünftiger Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage mit bester Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr - einen entsprechenden Fahrtkostenzuschuss oder auch ein JobRad gibt es auch.
• Vergünstigungen: Ob Corporate Benefits oder Ticket Sprinter – nutzen Sie die vielen Vergünstigungen für Museen, Theater, Festivals, Produkte und Konferenzen. 
• Unternehmenskultur: Erste Einblicke finden Sie bei  kununu,  LinkedIn ,   XING oder auch auf unserer   ZEIT Karriereseite.

Wir kümmern uns umeinander.
Die ZEIT-Verlagsgruppe ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit und einen respektvollen Umgang steht. Wir setzen uns ein für faire Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Identität oder Behinderung. Unser stetiges Ziel ist es, ein wertschätzendes und anerkennendes Arbeitsumfeld für alle Beschäftigten zu schaffen.